Amela
GuardCo Japan Co., Ltd. — Câu chuyện chuyển đổi kinh doanh
ℹ︎Vì bảo mật, tên công ty, tên dự án và ảnh chụp hệ thống được thay bằng tên giả và dữ liệu mẫu.

Vận hành không gián đoạn, hướng tới thập kỷ tiếp theo.

SecuFlow là nền tảng quản lý tích hợp, gom toàn bộ back-office của công ty bảo vệ (bố trí bảo vệ tại hiện trường, chấm công, lương/khấu trừ, thanh toán, đào tạo theo quy định) vào một nơi. Hỗ trợ vận hành hiện trường với hơn 10.000 ca bố trí mỗi tháng.

Đây là câu chuyện xây dựng lại hệ thống cũ — “bảng bố trí cập nhật thủ công bằng Excel, lương và thanh toán nhập kép, đào tạo theo quy định theo dõi bằng giấy” — qua đợt đổi mới không gián đoạn 14 tháng thành một nền tảng mới xuyên suốt từ bố trí đến thanh toán.

Bảng bố trí
Excel, thủ côngThời gian thực
Lương & Thanh toán
Nhập képLiên thông tự động
Đào tạo theo quy định
Quản lý giấyHiển thị hạn gia hạn sót
Chấm công hiện trường
Bảng chấm công giấyQR trên điện thoại
SecuFlow
Bảng điều khiển quản lý bố trí
Hiện trườngT2T3T4T5T6
Hiện trường A !
Hiện trường B
Hiện trường C
Chấm công QR tại hiện trường
Dữ liệu chấm công liên thông tự động sang lương
Đã chấm công
01
CLIENT
Về khách hàng

GuardCo Japan — một trong những doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ hàng đầu Nhật Bản.

Công ty cung cấp dịch vụ bố trí bảo vệ tại các hiện trường cơ sở vật chất, sự kiện và điều tiết giao thông trên cả nước. Với đội ngũ bảo vệ và nhiều hiện trường, các nghiệp vụ back-office — bố trí, chấm công, lương, thanh toán và đào tạo theo quy định — là nòng cốt duy trì toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Ngành có yêu cầu tuân thủ khắt khe, với đào tạo theo quy định (hồ sơ mới và tái đào tạo) và kỳ thi chứng chỉ bảo vệ theo Luật Dịch vụ Bảo vệ. Khi hoạt động mở rộng, vận hành rời rạc bằng Excel và giấy đã chạm tới giới hạn.

10,000+
Số ca bố trí/tháng
1,000+
Bảo vệ đã đăng ký (chứng chỉ, lịch sử đào tạo)
Trên cả nước
Khu vực hiện trường
BUSINESS FLOW
STEP 1
Lập kế hoạch bố trí
Phân bổ bảo vệ theo hiện trường × ngày
STEP 2
Chấm công hiện trường
Chấm công vào/ra bằng QR trên điện thoại
STEP 3
Tính lương
Tự động từ chấm công đến khấu trừ thuế
STEP 4
Thanh toán
Phát hành hóa đơn hợp lệ
02
CHALLENGE
Những thách thức kinh doanh đang chịu

4 thách thức kinh doanh cản trở sự phát triển.

Không phải vấn đề kỹ thuật, mà là bài toán quản lý tác động trực tiếp đến năng suất, tuân thủ và doanh thu.

Không thể nắm bắt bố trí theo thời gian thực
Bảng bố trí Excel cập nhật thủ công. Bố trí trùng và thiếu sót xảy ra khiến việc ứng phó với thiếu hụt đột xuất tại hiện trường luôn chậm một nhịp.
Nhập kép lương và thanh toán khiến cuối tháng quá tải
Chấm công → lương → thanh toán nhập lại vào các sổ cái riêng. Sai sót chuyển chép và làm thêm trở thành điều thường nhật.
Rủi ro bỏ sót gia hạn đào tạo theo quy định và chứng chỉ
Lịch sử đào tạo và chứng chỉ của bảo vệ quản lý bằng giấy. Bỏ sót hạn gia hạn trở thành rủi ro tuân thủ trực tiếp.
Ứng phó với chế độ hóa đơn và thuế suất giảm
Hóa đơn hợp lệ và tính thuế suất xử lý thủ công, khiến sai sót tính toán và khối lượng kiểm tra luôn tăng lên.
03
TRANSFORMATION
Chuyển đổi cùng thực hiện

Không gián đoạn vận hành, tiến tới thập kỷ tiếp theo trên 4 lĩnh vực.

Bố trí, chấm công, lương, thanh toán và đào tạo theo quy định được tích hợp trên một nền tảng, di chuyển mà không gián đoạn dịch vụ bằng cách đồng bộ dữ liệu từng giai đoạn từ hệ thống cũ (thực hiện cùng Amela). Hiện trường chấm công QR bằng điện thoại; trụ sở tiến tới nhập kép bằng không.

Amela
EXECUTION
14tháng
Thời gian
110người-tháng
Tổng nhân lực
Lĩnh vực ①
Quản lý bố trí
BEFORE
Bảng bố trí Excel cập nhật thủ công
AFTER
Trực quan hóa hiện trường × ngày theo thời gian thực
Phát hiện ngay bố trí trùng và thiếu hụt
Lĩnh vực ②
Chấm công → Lương
BEFORE
Bảng chấm công giấy nhập lại vào sổ lương
AFTER
Tự động từ chấm công QR đến khấu trừ thuế
Không nhập kép, loại bỏ sai sót chuyển chép
Lĩnh vực ③
Thanh toán - Hóa đơn
BEFORE
Tính thủ công thuế suất và hóa đơn hợp lệ
AFTER
Tự động phát hành hóa đơn hợp lệ
Tự động phản ánh thuế suất giảm và số đăng ký
Lĩnh vực ④
Đào tạo theo quy định - Chứng chỉ
BEFORE
Lịch sử đào tạo và chứng chỉ quản lý bằng giấy
AFTER
Quản lý tập trung chứng chỉ và đào tạo
Tự động hiển thị các hạn gia hạn bị bỏ sót
Backend
LaravelPHPMySQL
Frontend
jQueryBootstrap
Infra
AWS S3DomPDFQRMã QR
04
IMPACT
Những thay đổi mang lại cho hoạt động

Hoạt động của GuardCo Japan bước sang thập kỷ tiếp theo.

Giảm mạnh làm thêm khi chốt tháng
Công sức lập báo cáo ▲70%, lương và thanh toán liên thông tự động.
Vận hành bố trí không thiếu hụt
Nắm bắt tình trạng bố trí theo thời gian thực, bổ sung ngay lập tức.
Nâng tầm tuân thủ
Ngăn ngừa từ trước việc bỏ sót gia hạn đào tạo theo quy định và chứng chỉ.
Năng lực đầu tư cho đợt tăng trưởng tiếp theo
Chuyển dịch công sức back-office sang mở rộng hiện trường.
🏢
STAKEHOLDER
Quản trị trụ sở
Trước
Mỗi nghiệp vụ quản lý rời rạc bằng Excel và giấy
Sau
Quản lý tích hợp từ bố trí đến thanh toán trên một màn hình
Tác động kinh doanh
Khối lượng back-office ▲70%
🛡️
STAKEHOLDER
Bảo vệ hiện trường
Trước
Ghi tay vào bảng chấm công giấy, chờ nộp
Sau
Chấm công tức thì bằng QR trên điện thoại
Tác động kinh doanh
Chấm công tự động phản ánh sang lương
📋
STAKEHOLDER
Kế toán - Nhân sự
Trước
Tính thủ công khấu trừ thuế và thanh toán
Sau
Tự động xuất hóa đơn hợp lệ
Tác động kinh doanh
Giảm sai sót tính toán và khối lượng kiểm tra
05 — DEMO

Trải nghiệm hệ thống đổi mới qua demo chạy thực tế.

3 kịch bản có thể thao tác trực tiếp ngay trên trình duyệt.