PayPilot — Câu chuyện phát triển | Dự án tiêu biểu AMELA

01

CLIENT

Về khách hàng

Một trong những công ty tư vấn quản lý hàng đầu trong nước, "Công ty Cổ phần Nihon Consulting".

Một công ty tư vấn quản lý với khoảng 5.000 chuyên gia tư vấn, kỹ sư và nhân sự văn phòng tại 3 chi nhánh trong nước và 3 chi nhánh nước ngoài. Hệ thống lương phức tạp theo từng vị trí, cấp bậc và chi nhánh khiến việc đánh giá nửa năm và tính lương hàng tháng trở thành gánh nặng lớn cho bộ phận HR.

Khi các chi nhánh nước ngoài (Singapore, Hà Nội, Bangkok) tăng trưởng nhanh, một nền tảng hỗ trợ đa tiền tệ, đa ngôn ngữ và luồng phê duyệt theo từng chi nhánh trở nên thiết yếu. Việc thoát khỏi vận hành phụ thuộc Excel và email đã trở thành bài toán quản trị.

Số lượng nhân viên

5.000 nhân sự

Trong nước + nước ngoài

Chi nhánh áp dụng

6 chi nhánh

JP 3 + Nước ngoài 3

Mẫu lương

32 loại

Vị trí × cấp bậc

BUSINESS FLOW

Bốn bước của chu trình lương hàng tháng

STEP 01

Áp dụng mẫu

Tự động tính lương cơ bản bằng mẫu theo vị trí/cấp bậc

STEP 02

Phản ánh thay đổi

Ghi nhận tăng lương, thưởng và thay đổi phụ cấp kèm lịch sử

STEP 03

Phê duyệt theo phòng ban

HR và ban lãnh đạo phê duyệt theo phòng ban và chi nhánh chỉ với một cú nhấp

STEP 04

Phân phối lương

Tự động gửi phiếu lương cho nhân viên bằng nhiều ngôn ngữ

02

CHALLENGE

Các thách thức thiết kế cần giải

Bốn thách thức thiết kế đe dọa tính liên tục của hoạt động HR.

Không phải vấn đề kỹ thuật, mà Bài toán quản trị gắn trực tiếp với độ tin cậy tính lương, quản lý lịch sử và khả năng vận hành toàn cầu — và cần thiết kế từ đầu một hệ thống giúp thoát khỏi Excel.

Thách thức thiết kế ①

Làm thế nào để xây dựng hệ thống chắc chắn hoàn tất tính lương hàng tháng đúng hạn

Do lỗi công thức Excel và sai sót sao chép, Trung bình 2 lần trễ hạn mỗi tháng xảy ra. Bộ phận HR luôn trong tình trạng tăng ca vào cuối tháng.

Thách thức thiết kế ②

Làm thế nào để xây dựng nền tảng cho phép truy vết lịch sử thay đổi lương về sau

Căn cứ tăng lương, thưởng và thay đổi phụ cấp rải rác trong email, tốn rất nhiều công sức để tra cứu các năm trước và phục vụ kiểm toán.

Thách thức thiết kế ③

Làm thế nào để xây dựng hệ thống quản lý tập trung các mẫu theo vị trí

Mẫu Excel phái sinh theo từng phòng ban, và Hơn 20 phiên bản tràn lan. Mỗi khi sửa mẫu, thường xuyên xảy ra tình trạng không biết "đâu là bản mới nhất".

Thách thức thiết kế ④

Làm thế nào để xây dựng nền tảng hỗ trợ chi nhánh nước ngoài, đa tiền tệ và đa ngôn ngữ

Vì chỉ có Excel tiếng Nhật, 3 chi nhánh nước ngoài (~1.860 nhân sự) vận hành bằng Excel cục bộ. Không thể minh bạch và quản lý hợp nhất chi phí nhân sự toàn công ty.

03

ARCHITECTURE

Kiến trúc cùng nhau xây dựng

Từ con số 0, xây dựng nội bộ — đưa bốn lĩnh vực lên nền tảng SaaS tính lương.

Sau khi thấu hiểu sâu sắc tổ chức và tình hình vận hành của Nihon Consulting, "Tốc độ và độ tin cậy cho HR, sự minh bạch cho nhân viên, khả năng nhìn thấu cho ban lãnh đạo" — chúng tôi đã xây dựng nội bộ từ đầu một SaaS Nhân sự/Tính lương, hợp nhất nhu cầu của cả ba bên vào một nền tảng.

EXECUTION

8

Thời gian (tháng)

48

Tổng công sức (người-tháng)

Lĩnh vực ①

Mẫu lương

Thách thức

Hơn 20 phiên bản phái sinh từ Excel tràn lan, không rõ bản mới nhất.

Giải pháp

Vị trí × cấp bậc: 32 mẫu quản lý tập trung

Có quản lý phiên bản, và số nhân viên áp dụng cũng được hiển thị.

Lĩnh vực ②

Lịch sử thay đổi

Thách thức

Căn cứ tăng lương và thưởng rải rác trong email, khó kiểm toán.

Giải pháp

Mọi thay đổi tự động ghi nhận kèm người duyệt và lý do

Tra cứu các năm trước và xử lý kiểm toán hoàn tất chỉ với một cú nhấp.

Lĩnh vực ③

Tính toán hàng tháng

Thách thức

Tính tay bằng Excel mất 3 ngày, lỗi xảy ra thường xuyên.

Giải pháp

Tự động tính cho 5.000 nhân sự (hoàn tất trong 4 giờ)

Luồng phê duyệt theo phòng ban + duyệt hàng loạt giúp vận hành hiệu quả hơn.

Lĩnh vực ④

Toàn cầu

Thách thức

Chỉ có Excel tiếng Nhật, khoảng 1.860 nhân sự tại 3 chi nhánh nước ngoài không thể được hỗ trợ.

Giải pháp

3 ngôn ngữ JP/EN/VI + đa tiền tệ (JPY/SGD/VND/THB)

Nhân viên chi nhánh nước ngoài cũng có thể xem lương trên cùng nền tảng.

TECH STACK

Frontend

React 18

Vite

TypeScript

Ant Design

i18next

Backend

Django

Python

Celery

Redis

Infra & DB

PostgreSQL

Docker

Jenkins CI

04

IMPACT

Giá trị mà nền tảng tạo ra

Hoạt động HR của Nihon Consulting bước sang giai đoạn mới.

Sau khi triển khai PayPilot, độ tin cậy và hiệu quả vận hành lương hàng tháng đã cải thiện vượt bậc so với thời kỳ Excel.

OUTCOME ①

Đạt được độ tin cậy trong tính lương hàng tháng

Lỗi Excel và sai sót sao chép giảm gần như về 0. Không còn trễ hạn, và tình trạng tăng ca thường xuyên cuối tháng của HR đã được xóa bỏ.

OUTCOME ②

Thiết lập tài sản dữ liệu kiểm toán và phân tích

Mọi thay đổi lương được tự động ghi nhận, trở thành tài sản quản trị phục vụ phân tích chi phí nhân sự và kiểm toán lao động.

OUTCOME ③

Tạo dư địa cho chiến lược nhân sự

Khối lượng tính lương hàng tháng giảm mạnh, giúp bộ phận HR có thể tập trung vào hoạch định nhân sự chiến lược.

OUTCOME ④

Vận hành hợp nhất toàn cầu toàn công ty

Cả 3 chi nhánh nước ngoài giờ có thể vận hành trên cùng một nền tảng, hiện thực hóa khả năng minh bạch và quản lý hợp nhất chi phí nhân sự toàn công ty.

STAKEHOLDER

Nhân viên HR

Phụ trách vận hành & phân tích

Thông thường,

3 ngày tính tay bằng Excel cuối tháng + 2 lần trễ hạn mỗi tháng, tăng ca liên tục.

Với PayPilot,

Hoàn tất tính toán trong 4 giờ, dành được thời gian cho hoạch định nhân sự chiến lược.

Tác động kinh doanh

Tính lương: 3 ngày → 4 giờ

Hiện thực hóa cải cách cách làm việc cho bộ phận HR

STAKEHOLDER

Nhân viên thường