Amela
Thương mại điện tử / Quản lý đơn hàng
Câu chuyện xây dựng nền tảng — Công ty Craft Gift

Vì lý do bảo mật, tên công ty, tên dự án và hình ảnh hệ thống đã được thay bằng bí danh và bản mô phỏng.

Toàn bộ từ tiếp nhận đơn EC đến gia công, thêu, xuất hàng và chứng từ — tự xây dựng từ con số 0.

OrderForge là nền tảng quản lý tiếp nhận đơn, sản xuất và xuất hàng, hỗ trợ fulfillment đơn EC cho các sản phẩm original (thêu, khắc tên, gói quà). Toàn bộ quy trình từ tự động nhập đơn EC đến in chứng từ được xử lý trên một hệ thống lõi duy nhất.

Quản lý đơn không cần chép tay, chỉ thị công việc rõ ràng, chứng từ chỉ một cú nhấp, quản lý tiến độ tập trung — một nền tảng đáp ứng đồng thời 4 trục cần thiết cho nghiệp vụ tiếp nhận đơn EC sản phẩm cá nhân hóa, được xây dựng từ con số 0 trong 7 tháng — câu chuyện khởi tạo nền tảng nội bộ hoàn toàn mới này.

Công sức xử lý đơn
-70%
Tự động hóa từ nhập đơn đến chứng từ
Xuất chứng từ
Một cú nhấp
Tự sinh đơn đặt hàng và phiếu giao hàng
Quản lý tiến độ
Tập trung hóa
3 người phụ trách cùng chia sẻ một tiến độ
Chỉ thị công việc bằng giấy
0
Ngăn sót chỉ thị và làm lại
admin.orderforge.example.jp
Gia công · thêu OF-20614-001 Còn 2 ngày đến hạn
Tiếp nhận
2
Gia công
3
Đóng gói
4
Xuất hàng
Nội dung thêu
Chữ cái đầu "M.T" / kiểu Mincho / chỉ xanh navy
Gói quà
Hộp quà + ruy băng (đỏ) / nhãn quà đáp lễ (uchiiwai)
Đánh dấu hoàn thành
Chứng từ
01
CLIENT
Về khách hàng

"Công ty Craft Gift" — một trong những doanh nghiệp hàng đầu Nhật Bản dẫn dắt thị trường EC cá nhân hóa.

Craft Gift là doanh nghiệp bán các sản phẩm original được cá nhân hóa — thêu, khắc tên, gói quà… — qua kênh EC của chính mình. Do đặc thù sản phẩm quà tặng có nhu cầu cao, mỗi đơn hàng đều phát sinh "thông số riêng": nội dung thêu, nhãn quà (noshi) và thiệp lời nhắn.

Đơn nhận qua EC được phân chia cho 3 vai trò — quản lý đơn, sản xuất, kế toán (đặt hàng) — và tiến hành từ gia công, thêu đến gói quà, xuất hàng và in chứng từ. Khách hàng cần một cơ chế vận hành toàn bộ nghiệp vụ fulfillment này trên một hệ thống lõi duy nhất, không phụ thuộc vào cá nhân.

Sản phẩm kinh doanh
Sản phẩm original
Hỗ trợ thêu, khắc tên và gói quà
Liên kết
Tự động nhập đơn EC
Loại bỏ nhập trùng đơn hàng
Vai trò vận hành
3 người phụ trách, một tiến độ
Quản lý đơn / Sản xuất / Kế toán
Business Flow
STEP 01
Tự động nhập đơn hàng EC
Phản ánh số đơn, ngày phải giao, trạng thái thanh toán
STEP 02
Quản lý đơn và chỉ thị gia công/thêu
Cấu trúc hóa thêu, nhãn quà và gói quà
STEP 03
Gói quà · xuất hàng
Đóng gói và gửi hàng theo hàng đợi từng công đoạn
STEP 04
Xuất chứng từ đơn đặt hàng/phiếu giao hàng
Sinh PDF và liên kết CSV chỉ một cú nhấp
02
CHALLENGE
Bài toán thiết kế cần giải

4 yêu cầu cấu trúc mà nền tảng phải đáp ứng.

Không vấn đề nào thuộc về lựa chọn công nghệ — tất cả đều là yêu cầu kinh doanh gắn trực tiếp với độ chính xác đơn hàng, chất lượng sản xuất, công sức làm chứng từ và tuân thủ thời hạn. Việc xây mới từ đầu đòi hỏi một thiết kế "đáp ứng đồng thời tất cả."

Lập sổ đơn hàng thủ công dẫn đến nhập trùng và lỗi chép tay
Với cách vận hành chép tay đơn EC vào sổ Excel hoặc sổ giấy, tải nhập liệu và lỗi tăng tỷ lệ thuận với số lượng đơn. Thiết kế bắt buộc phải tự động hóa việc nhập đơn.
Khi chỉ thị công việc rời rạc trên giấy, sót chỉ thị và làm lại trở thành thường lệ
Khi chỉ thị nội dung thêu, gói quà và nhãn quà (noshi) luân chuyển bằng giấy, cách hiểu lệch nhau theo từng người, dễ phát sinh làm lại. Cần một cơ chế cấu trúc hóa chỉ thị ngay trên màn hình.
Tự làm chứng từ bằng Excel mỗi lần khiến công sức cứ chồng chất
Nếu làm tay đơn đặt hàng và phiếu giao hàng cho từng đơn, lượng xuất hàng càng tăng, công sức của bộ phận kế toán và đặt hàng càng phình to. Cần một thiết kế tự sinh chúng từ dữ liệu đơn hàng.
Khi tiến độ bị chia cắt theo từng người phụ trách, chậm giao hàng và các thắc mắc phát sinh
Nếu trạng thái từ tiếp nhận đơn đến xuất hàng không hiển thị theo từng người, việc quản lý ngày phải giao phụ thuộc vào cá nhân, và việc xác nhận nội bộ qua lại tăng lên. Nếu thiết kế hợp nhất tiến độ sai, chậm trễ sẽ xảy ra.
03
ARCHITECTURE
Kiến trúc chúng tôi cùng xây dựng

Đưa nghiệp vụ tiếp nhận đơn thành "nền tảng không ngừng nghỉ" trên 4 mảng.

Cùng với Công ty Craft Gift, chúng tôi đã tự xây dựng từ đầu 4 mảng — tiếp nhận đơn, chỉ thị sản xuất, quản lý tiến độ và in chứng từ. Mỗi mảng được gắn kết bởi một nguyên tắc thiết kế nhất quán: "loại bỏ thao tác thủ công, lấy dữ liệu làm điểm khởi đầu."

Amela EXECUTION
7 tháng
Thời gian
32 người-tháng
Tổng công sức
Mảng ①
Tiếp nhận đơn
Bài toán
Cần loại bỏ việc lập sổ đơn EC bằng tay.
Giải pháp
Tự động nhập đơn EC, hướng tới vận hành không chép tay
Số đơn, ngày phải giao, trạng thái thanh toán và địa chỉ giao được phản ánh tự động. Loại bỏ nhập liệu hai lần.
Mảng ②
Chỉ thị sản xuất
Bài toán
Cần khắc phục sự rời rạc do chỉ thị công việc bằng giấy gây ra.
Giải pháp
Cấu trúc hóa thêu, gói quà và nhãn quà (noshi) trên màn hình
Nội dung chỉ thị tự động triển khai vào hàng đợi công việc theo từng công đoạn. Ngăn sót chỉ thị và làm lại.
Mảng ③
Quản lý tiến độ
Bài toán
Cần làm cho tiến độ vốn bị chia cắt theo từng người trở nên rõ ràng.
Giải pháp
Tiếp nhận → Gia công → Gói quà → Xuất hàng, quản lý tập trung trên một timeline
Cảnh báo ngày phải giao giúp thấy rõ điểm ùn ứ. 3 người phụ trách cùng chia sẻ một tiến độ.
Mảng ④
Xuất chứng từ
Bài toán
Cần loại bỏ công sức làm chứng từ thủ công bằng Excel mỗi lần.
Giải pháp
Sinh PDF đơn đặt hàng và phiếu giao hàng chỉ một cú nhấp
Dữ liệu vận chuyển và nhập hàng liên kết qua CSV. Theo dõi trạng thái xuất theo từng đơn.
Tech Stack
Frontend
Vue.js Bootstrap jQuery
Backend
Laravel PHP
Dữ liệu & liên kết
MySQL Shopify API (nhập đơn) Xuất PDF/CSV
04
IMPACT
Giá trị mà nền tảng tạo ra

"Nghiệp vụ tiếp nhận đơn không ngừng nghỉ" của Công ty Craft Gift được tăng tốc.

Nền tảng này liên tục tạo ra các kết quả kinh doanh — độ chính xác đơn hàng, chất lượng sản xuất, công sức làm chứng từ, tuân thủ thời hạn — chứ không phải các chỉ số kỹ thuật.

Nền tảng vận hành không chép tay
Thiết kế tự động nhập đơn EC, giảm tối đa thao tác thủ công khi xử lý đơn.
Nền tảng giúp chỉ thị rõ ràng
Cấu trúc hóa chỉ thị thêu và gói quà, ổn định chất lượng sản xuất.
Thiết kế tự động hóa chứng từ
Sinh đơn đặt hàng và phiếu giao hàng chỉ một cú nhấp, giảm công sức kế toán.
Nền tảng đảm bảo đúng hạn
Quản lý tập trung ngày phải giao, kiểm soát rủi ro chậm xuất hàng.
STAKEHOLDER
Phụ trách quản lý đơn
Tiếp nhận và tiến hành đơn
Thông thường
Đơn được chép tay vào sổ, dễ gây nhập trùng.
Với OrderForge
Tự động nhập đơn EC, tập trung xử lý đơn mà không phải chép tay.
Công sức xử lý đơn -70%
Giảm tải nhập liệu và lỗi
STAKEHOLDER
Nhân viên sản xuất
Gia công, thêu, sản xuất
Thông thường
Nắm công đoạn qua chỉ thị giấy dễ gây hiểu sai lệch.
Với OrderForge
Hàng đợi công việc theo công đoạn làm rõ cần làm gì và làm thế nào.
Giảm sót chỉ thị và làm lại
Ổn định chất lượng sản xuất
STAKEHOLDER
Phụ trách kế toán · đặt hàng
Chứng từ, nhập hàng, xuất hàng
Thông thường
Chứng từ phải làm bằng Excel mỗi lần, công sức phình to khi lượng xuất hàng tăng.
Với OrderForge
Có thể xuất đơn đặt hàng và phiếu giao hàng chỉ một cú nhấp.
Tự động hóa việc tạo chứng từ
Theo dõi tập trung cả trạng thái xuất
STAKEHOLDER
Vận hành
Quản lý toàn bộ hoạt động
Thông thường
Tiến độ bị chia cắt theo từng người, xác nhận nội bộ qua lại liên tục.
Với OrderForge
Quản lý tập trung từ tiếp nhận đơn đến xuất hàng, trạng thái luôn được chia sẻ.
Tuân thủ thời hạn và giảm thắc mắc
Phát hiện sớm điểm ùn ứ
05
DEMO
3 kịch bản

Trải nghiệm của Công ty Craft Gift qua bản demo chạy thật.