Amela
CASE STUDY / HR Tech Japan Co., Ltd.
Mở demo
HR Tech Japan Co., Ltd. — câu chuyện khởi tạo nền tảng mới

Vì lý do bảo mật, tên công ty, tên dự án và hình ảnh hệ thống đã được thay bằng tên giả và bản mô phỏng.

Dữ liệu gốc nhân sự, phê duyệt nhiều cấp và SSO — hợp nhất trên một nền tảng. Nền tảng nhân sự doanh nghiệp

HitoFlow là nền tảng nhân sự doanh nghiệp gom lại cơ sở dữ liệu gốc nhân sự quy mô 10.000 nhân viên, cây tổ chức phòng ban, luồng phê duyệt nhiều cấp và song song, đề nghị lương/phụ cấp, IdP SSO SAML2 và bộ mô phỏng điều chuyển. Nền tảng xử lý xuyên suốt từ đề nghị tới phê duyệt, tổng hợp và kết nối kế toán.

Câu chuyện khởi tạo nền tảng mới, xây dựng nội bộ từ con số 0 trong khoảng 12 tháng, cho công việc nhân sự vốn rải rác trên giấy và Excel cùng các hệ thống nội bộ mỗi thứ một tài khoản riêng.

-75%
Thời gian phê duyệt
1 ID
Tích hợp SSO
10.000+
Quy mô dữ liệu nhân sự
Không giấy tờ
Số hóa việc xử lý đề nghị
hitoflow.example.jp / danh sách chờ duyệt
Bảng phê duyệt
5 chưa xử lý
Thanh toán chi phí #REQ-1042Chờ duyệt cấp 2
Phụ cấp nhà ở #REQ-1039Duyệt xong
Đề nghị công tác #REQ-1051Chờ duyệt cấp 1
12
Gửi hôm nay
28
Đã duyệt
4.2h
Xử lý trung bình
01
CLIENT

Về khách hàng

HR Tech Japan Co., Ltd. là doanh nghiệp đang tăng trưởng với nhiều khối và văn phòng khắp cả nước. Khi số nhân viên tăng lên, việc hợp nhất dữ liệu gốc nhân sự và số hóa quy trình đề nghị — phê duyệt trở thành ưu tiên quản trị. Dự án này xây dựng nội bộ từ đầu một nền tảng nhân sự mà phòng nhân sự, hành chính, kế toán và CNTT đều dùng chung.

10.000+
Dữ liệu nhân viên đang làm việc
120+
Bộ phận & đơn vị tổ chức
3.000+ mỗi tháng
Lượng đề nghị phát sinh
BUSINESS FLOW
Đề nghị
Nhân viên lập đề nghị chi phí, phụ cấp và công tác
Phê duyệt nhiều cấp
Quản lý, bộ phận và kế toán duyệt theo từng cấp
Tổng hợp
Tự động đối chiếu và tổng hợp các mục đã duyệt
Kết nối kế toán
Chuyển dữ liệu hạch toán sang hệ thống kế toán
02
CHALLENGE

Bài toán thiết kế cần giải

Khi xây từ đầu, chúng tôi xác định 4 bài toán thiết kế quanh một câu hỏi: thiết kế thế nào để công việc nhân sự vận hành trơn tru?

Đề nghị giấy và Excel bị ứ đọng

Định nghĩa rõ luồng phê duyệt thì thấy được đề nghị đang nằm ở bàn ai, rút ngắn thời gian xử lý.

Dữ liệu gốc phân tán

Gom dữ liệu gốc nhân sự về một nguồn duy nhất thì tổ chức, đề nghị và SSO đều tham chiếu cùng một thông tin.

Đăng nhập bằng tài khoản riêng

Tự xây IdP SAML2 thì một tài khoản đăng nhập được mọi hệ thống nội bộ, và quyền bị thu hồi ngay khi nhân viên nghỉ việc.

Sai sót do tổng hợp tay

Tự động tổng hợp dữ liệu đã duyệt thì việc chuyển sang kế toán trở nên tự động, đưa sai sót chép tay về gần bằng không.

03
ARCHITECTURE

Kiến trúc cùng nhau xây dựng

Nền tảng gồm 4 lĩnh vực. Với mỗi lĩnh vực, đây là bài toán và cách giải.

Engine luồng công việc
Thách thứcDiễn đạt linh hoạt việc phê duyệt nhiều cấp và song song
Giải phápĐịnh nghĩa luồng theo hướng dữ liệu, triển khai thu hồi và trả lại
CSDL gốc nhân sự
Thách thứcHợp nhất nguồn dữ liệu chuẩn về nhân viên, tổ chức và phòng ban
Giải phápDữ liệu gốc đã chuẩn hóa làm nguồn tham chiếu duy nhất cho mọi tính năng
SSO / IdP
Thách thứcMột tài khoản xuyên mọi hệ thống nội bộ
Giải phápTự xây IdP SAML2, quản lý quyền tập trung bằng RBAC
Bộ mô phỏng tổ chức
Thách thứcƯớc tính trước tác động của điều chuyển và tái cơ cấu
Giải phápNhân bản dữ liệu gốc và xem trước thay đổi bố trí nhân sự
TECH STACK
Frontend
Nuxt
Backend
Laravel
Infra & Auth
SAML2 SSO Redis AWS S3
04
IMPACT

Giá trị nền tảng tạo ra

Nền tảng hiển thị rõ việc phê duyệt

Thấy ngay đề nghị đang tắc ở bước nào.

Nền tảng quản lý tập trung dữ liệu nhân sự

Tổ chức, đề nghị và xác thực đều tham chiếu cùng một dữ liệu gốc.

Nền tảng đi xuyên bằng một tài khoản

SSO cho phép dùng xuyên các hệ thống nội bộ một cách an toàn.

Nền tảng ước tính trước việc điều chuyển

Có thể mô phỏng tác động nhân sự của việc tái cơ cấu.

Nhân viên
Thông thườngĐề nghị giấy gửi đi rồi nằm im, không rõ tiến độ
Tại HR Tech Japan, Gửi đề nghị từ điện thoại và theo dõi trạng thái duyệt theo thời gian thực
Tác động kinh doanhGiảm áp lực khi gửi đề nghị, bớt vòng lặp trả lại
Nhân sự & hành chính
Thông thườngCập nhật dữ liệu gốc phải áp tay vào từng hệ thống
Tại HR Tech Japan, Cập nhật một nguồn dữ liệu gốc là mọi tính năng phản ánh ngay
Tác động kinh doanhGiảm công sức vận hành, bảo đảm nhất quán dữ liệu
Ban lãnh đạo
Thông thườngTrạng thái đề nghị và chi phí khó nhìn ra
Tại HR Tech Japan, Nắm thời gian phê duyệt và chi phí qua bảng điều khiển
Tác động kinh doanhQuyết định nhanh hơn, quản trị chặt hơn
Hệ thống thông tin
Thông thườngMỗi hệ thống một tài khoản và bộ quyền riêng
Tại HR Tech Japan, Quản lý quyền tập trung và thu hồi tức thì bằng SSO/RBAC
Tác động kinh doanhTăng cường bảo mật, giảm rủi ro khi nhân viên nghỉ
05
DEMO

Ba kịch bản

Trải nghiệm của từng vai trò được tái hiện tương tác. Hãy mở từng kịch bản và thử.

FLAGSHIP

Góc nhìn người đề nghị

Lập đề nghị thanh toán chi phí, phụ cấp nhà ở hay công tác và gửi đi trong khi xem trước luồng phê duyệt nhiều cấp theo thời gian thực.

Mở demo

Góc nhìn người duyệt

Xem danh sách chờ duyệt theo trình tự nhiều bước rồi duyệt, trả lại hoặc thu hồi.

Mở demo

Góc nhìn quản trị nhân sự

Tìm trong dữ liệu gốc nhân viên, xem cây tổ chức và ước tính thay đổi bố trí bằng bộ mô phỏng điều chuyển.

Mở demo